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a written apology
始末書
北米では始末書を習慣がないので、
何らかの具体的な説明ができたほうがいいかもしれません。
例）
In Japan, sometimes you’re required to submit a written apology if you make some violation or transgression at work like…
日本では時に働いていてなんらかの違反行為を行って始末書を要求されることがあります。
a formal letter of apology
公式な謝罪の書状→始末書
例）
The nurse wrote a formal letter of apology when she let a patient go out of her hospital after midnight.
深夜過ぎにとある患者を外に徘徊させてしまい、その看護士は始末書を書いた。
a letter of intent
念書、証文（しょうもん）
Just in case「念の為に」」
例）
Just in case, you should have her write a letter of intent.
念の為、彼女にも念書を書いてもらっといたほうがいいと思う。
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